Rekrutacja i selekcja masowa – co musisz o niej wiedzieć, pracodawco?

przez grubyHR

Rekrutacja masowa ma miejsce wtedy, gdy jest zapotrzebowanie na wielu pracowników i trzeba ich zatrudnić w krótkim czasie. 

Przeważnie rekrutacje masowe są organizowane, gdy jakaś firma wchodzi na polski rynek, rozwija swoją działalność albo ją centralizuje. W tym ostatnim przypadku część oddziałów trzeba zamknąć, a inne rozszerzyć. Inna sytuacja ma miejsce, gdy uruchamiamy nowy projekt lub produkt i trzeba stworzyć nowe struktury, na przykład sprzedażowe.

Zwykle chodzi o stanowiska produkcyjne lub sprzedażowe – od przedstawicieli handlowych do vansellerów, magazynierów, kurierów itp. Dobrym przykładem jest call center. W takich sytuacjach przeważnie planuje się wiele stanowisk, na które potrzebni są pracownicy z tymi samymi kwalifikacjami i kompetencjami. Szuka się więc specjalistów o określonych kompetencjach, ale na dużą skalę.

Innym przypadkiem jest rekrutacja masowa, która jest projektowa. Jakaś firma wchodzi na rynek i potrzebuje 300 pracowników o różnych kompetencjach.

Może być też taka sytuacja, że firma ma stanowiska wysoko rotacyjne. Przeważnie są to stanowiska sprzedażowe albo produkcyjne, na które regularnie trzeba zatrudniać wielu nowych pracowników.

Pierwszy krok: wnikliwa diagnoza sytuacji

Rekrutacja masowa wiąże się z zupełnie innym przygotowaniem całego procesu. Wymaga ona przygotowania planu, kampanii i zaangażowania Waszych jednostek wewnątrz firmy oraz całej agencji.

Ale po kolei.

Zaczynamy od zasobów klienta

Najważniejsze jest to, że klient, który chce zrobić rekrutację masową, musi zacząć od analizy swojej firmy. Czyli przede wszystkim musi zdiagnozować to, czy ma już odpowiednie zasoby do tego, żeby przeprowadzić tę rekrutację.

Co należy wziąć pod uwagę? Oczywiście ludzi, którzy będą brali udział w tej rekrutacji, zwłaszcza menedżerów. Trzeba także przeanalizować cały proces zatrudnieniowy oraz proces onboardingowy.

Czyli klient musi zweryfikować, czy jest przygotowany do tego, żeby w krótkim, ściśle określonym czasie przyjąć odpowiednią ilość kandydatów.

  • Czy ma przygotowane szkolenia?
  • Czy ma przygotowane narzędzia?
  • Czy proces zatrudnienia pozwala mu na zatrudnienie w dosyć szybkim czasie dużej ilości kandydatów?|
  • Czy dział kadr oraz dział Payroll nadąży za tym wszystkim? Jeżeli nie, to trzeba to wszystko przygotować.

Dlatego klient najpierw musi obejrzeć swoje podwórko i zobaczyć, czy jest w stanie sam przeprowadzić wszystkie procesy. Jeżeli nie, to zachęcam, żeby skorzystał z doświadczenia agencji. Z bardzo prostej przyczyny: agencja ma doświadczenie w zarządzaniu takimi projektami. Dzięki temu może być bardzo dużym wsparciem i elementem ratującym trudne sytuacje. 

Analiza potrzeb w rekrutacji masowej

Kolejnym istotnym krokiem jest analiza potrzeb rekrutacyjnych. Klient musi sobie odpowiedzieć na pytanie, jakich kompetencji poszukuje u kandydatów. Musi stworzyć personę oraz odpowiedzieć na pytanie, czy przyjmuje tylko osoby doświadczone w danym zakresie? A może jest otwarty również na osoby bez doświadczenia, które może uczyć? Jaki jest możliwy zakres wynagrodzenia? Powinien przemyśleć też selekcję negatywną, czyli bez spełnienia, jakich kryteriów kandydaci nie będą zapraszani na rozmowę. To bardzo ważne, aby jak najszybciej przeprowadzić efektywną selekcję.

Diagnoza rynku lokalnego

Kolejna kwestia też jest ekstremalnie ważna. Przed wdrożeniem rekrutacji masowej, koniecznie trzeba zdiagnozować rynek lokalny, czyli rynek wokół danej firmy i zobaczyć, czy jest tam potencjał. Może się okazać, że firma chce zatrudnić kilkuset pracowników w małej miejscowości i w okolicy 30-40 km tych ludzi nie znajdziemy. Wtedy klient musi sobie odpowiedzieć na pytanie, czy będzie ich dowozić, czy wybuduje im osiedla, czy wynajmie im mieszkania, czy będzie płacić za relokacje itd. A może zweryfikuje kompetencje i założenia procesu? Chodzi o to, aby nie robić rekrutacji przez „cuda” – bo wtedy przeważnie projekt jest skazany na porażkę.

Dlatego zachęcam, żeby przed wybudowaniem siedziby oddziału firmy przeanalizować, czy jest tam potencjał do zatrudnienia pracowników.

Z doświadczenia wiem, że jest to badane na samym końcu. Najpierw bada się, czy to się opłaca, czy jest ulga podatkowa, czy jest się w jakiejś strefie ekonomicznej. Są badane różne kluczowe czynniki. Natomiast, czy badają, czy są tam pracownicy? Sprawdza się to w ostatniej kolejności, o ile w ogóle. I potem zaczyna się problem, kiedy zaczynamy szukać pracowników i okazuje się, że ich po prostu nie ma. W związku z tym koszty, które poniesiemy, żeby zrekrutować zespół, a później koszty ich utrzymania, będą o wiele większe.

Myślę, że powinniśmy podkreślić: rekrutacja i procesy doboru kadr, to nie jest zarządzanie przez cuda. To musi być zdiagnozowanie tego, gdzie znajdują się potrzebni kandydaci oraz jak ich możemy zaangażować i przyciągnąć do naszej firmy. Żeby osiągnąć ten cel, potrzebne są konkretne działania i naprawdę warto je podjąć, żeby odnieść sukces w rekrutacji masowej.

Potrzebny jest plan rekrutacji masowej

Zanim powstanie plan, trzeba wybrać project managera całego procesu rekrutacji masowej. To on będzie odpowiedzialny za przygotowanie planu i za wykonanie danego projektu w określonym czasie. Będzie nim zarządzał, w tym oczywiście go kontrolował i w razie czego reagował – tak, żeby efekt został osiągnięty.

W moim poczuciu nie ma wielu osób w Polsce mających takie doświadczenia. Często słyszę: „To jest łatwe, my sobie damy radę”. A później się okazuje, że fabryka nie jest otwarta na czas lub przesunięte jest otwarcie jakiegoś magazynu.

W moim poczuciu to jest ekstremalnie ważne, żeby ktoś zrobił dokładny plan rekrutacji masowej. Trzeba go rozpisać na tygodnie, na potrzebne ilości, na wszystkie zasoby. To musi być bardzo szczegółowy, mierzalny plan. Później tego planu trzeba się trzymać.

Kampania marketingowo-rekrutacyjna

Należy przygotować również kampanię marketingowo-rekrutacyjną. Trzeba wykorzystać narzędzia typowo employer brandingowe oraz typowo marketingowe do tego, żeby przyciągnąć danych kandydatów.

Bez tego będzie bardzo trudno uzyskać odpowiednią ilość aplikacji. Pamiętajcie: żeby zatrudnić sto osób, trzeba mieć trzy albo cztery razy więcej aplikacji adekwatnych kandydatów. Już nie mówiąc o tym, że jakaś część aplikujących kandydatów na pewno nie będzie spełniała podstawowych kryteriów.

Zatrudnienie agencji do rekrutacji masowej

Jeśli zdecydujesz się na współpracę z agencją, mam dla Ciebie kilka wskazówek.

Agencja jest wizytówką firmy

Wybrana agencja będzie Twoją, jako pracodawcy, wizytówką. Dlatego my rekruterzy musimy respektować wartości pracodawców, wręcz przekazywać je dalej w kontakcie z kandydatami. Musimy być dobrymi reprezentantami firmy. Dlatego jest kluczowe, żebyśmy potrafili z klientem być całością, bo gramy do jednej bramki. Pamiętaj o tym, wybierając agencje do rekrutacji masowej. 

Spotkaj się nie tylko z właścicielem, ale także z rekruterami pracującymi w tej agencji. Poznaj ich, zobacz, czy pasują do Twojej firmy. Czy są do Was podobni i mają podobne wartości? Czy będą w stanie respektować wartości firmy? Czy dobrze będą reprezentować Twoją firmę?

Bliska współpraca bazująca na zaufaniu

Współpraca z agencją powinna działać na zasadzie wielkiego zaufania. Agencja powinna być naprawdę bardzo bliskim partnerem. Powinna doskonale znać klienta, menedżerów, dział HR. Wręcz bym powiedziała, że część z tej agencji powinna stać się częścią firmy klienta na czas rekrutacji. Ta współpraca, to zaufanie w moim poczuciu są niezbędne do tego, żeby takie duże projekty się udawały.

Wszyscy powinniśmy być zadowoleni

Musimy pamiętać, że rekrutacja masowa to trójkąt, w którym jesteśmy wszyscy połączeni. Klient jest połączony z agencją, agencja jest połączona z kandydatem, a kandydat jest połączony z pracodawcą. Wszystkie te strony muszą nawzajem się szanować i muszą tak przygotować projekt, żeby na samym końcu wszyscy byli zadowoleni. Kandydat – że ma bardzo dobrą pracę. Firma rekrutacyjna – że zrobiła dobry projekt i zarobiła pieniądze. I wreszcie klient, który dzięki temu może dalej się rozwijać, zarabiać więcej pieniędzy i po prostu rozwijać swój biznes.

W związku z tym naprawdę jest bardzo ważne, żebyśmy nauczyli się tego, że musimy wszyscy współpracować.

Uzupełnianie zasobów

Mamy zrobiony plan potrzebnych zasobów, rekrutacji oraz plan kampanii. Zbadaliśmy środowisko lokalne. Mamy wybraną agencję. Wtedy uzupełniamy te zasoby, których potrzebujemy.

Oczywiście możemy korzystać tutaj z sourcingu i różnych innych metrów direct search. Natomiast trzeba pamiętać o tym, że to są metody, które wymagają dłuższego czasu do realizacji celu.

Źródła poleceń

Bardzo ważne jest, żeby klient – jeżeli ma – korzystał ze swojego programu poleceń. Źródło pracowników, którzy polecają innych pracowników, może być najbardziej skuteczne. Jeżeli nie ma takiego programu, to najlepiej, żebyś go po prostu opracował i wprowadził.

Idąc dalej, bardzo ważnym i ciekawym źródłem kandydatów są nowi pracownicy. Kiedy ich przyjmujemy – warto, aby polecili nam kolejną osobę. Wtedy sprawnie poszerza się grono osób, które mogą nam pomóc w zrealizowaniu danego projektu.

Jasna struktura i monitoring procesu rekrutacji masowej

Istotna jest jasna struktura rekrutacji i selekcji: począwszy od ogłoszenia, skończywszy na zatrudnieniu. Dlatego, tak jak napisałam wcześniej – klient musi dobrze przemyśleć cały swój proces zatrudnienia oraz proces onboardingowy.

Nie do przecenienia jest bieżące sprawdzanie, w którym punkcie jesteśmy, czego nam jeszcze brakuje oraz co powinniśmy usprawnić. Procentuje tu na pewno sprawna współpraca na linii agencja-klient, ogólne przeanalizowanie sytuacji i przygotowanie całego planu.

Standaryzacja i automatyzacja w rekrutacji masowej – bezcenne

Trzeba pamiętać o tym, żeby wykorzystywać nowoczesne technologie. Wtedy można część procesu nie tylko ustandaryzować pod względem metodologicznym, ale również zautomatyzować. To bardzo przyspiesza cały proces rekrutacji masowej. Polecam korzystanie z nowoczesnego ATS-u, czyli systemu do zarządzania aplikacjami. Można zaprzęgnąć jakiegoś job bota lub czat bota. Wszystkie narzędzia, które mogą nam zautomatyzować część procesu, podczas rekrutacji masowej są na wagę złota.

Candidate experience

Oczywiście nie wolno zapominać o tym, że w całym procesie muszą być zachowane wszystkie zasady candidate experience, o których już pisałam w tekście o ghostingu. Podczas rekrutacji masowej jest to naprawdę kluczowe. Może to nieładnie brzmi, ale zaniedbanie candidate experience oznacza dużą liczbę kandydatów, którzy mogą wyjść na rynek i naprawdę źle opisać, i agencję, i pracodawcę, i proces, w którym brali udział. 

Podsumowanie

Reasumując, bardzo ważne jest to, żeby sobie zdawać sprawę, że rekrutacja masowa to proces wieloetapowy – trudny, wymagający przygotowania, zastanowienia się, weryfikowania, audytu i wybrania project managera. Dopiero później, jak wszystko to jest przygotowane, możemy wystartować i wyjść na rynek pracy.

Ważne jest, abyśmy mieli chwilę czasu, żeby się ze sobą spotkać, porozmawiać i po prostu lepiej się poznać. Aby agencja miała czas na poznanie klienta, aby móc zbudować relacje, które na pewno pomogą w realizacji projektu.

Uwierzcie mi, że cały proces możemy zrealizować bardzo szybko, zachowując wszystkie standardy candindate expierience, korzystając z nowoczesnych technologii i odpowiedniego, szybkiego screeningu. Screening jest tu kluczowy, dlatego zachęcam pracodawców: korzystajcie z doświadczenia agencji specjalizujących się w rekrutacjach masowych.

Ściskam grubo,
Ewa

Zobacz więcej

Zostaw komentarz

Wykorzystujemy pliki cookies do prawidłowego działania strony, w celu analizy ruchu na stronie, zapewniania funkcji społecznościowych oraz korzystania z narzędzi marketingowych. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności. Czy zgadzasz się na wykorzystywanie plików cookies? Akceptuje Polityka Prywatności