Sprawdzanie w social mediach kandydatów do pracy ma się dobrze. Z ostatnich badań Career Builder wynika, że aż 70% pracodawców prześwietla profile kandydatów prowadzone w mediach społecznościowych, a 43% sprawdza w ten sposób swoich pracowników. W Polsce te liczby mogą być zbliżone. Rekruterzy przeglądają profile w sieci z różnych powodów i pod różnym kątem, w szczególności żeby sprawdzić, czy kandydat pasuje do organizacji. Czy na pewno mogą to robić?
UODO mówi „nie”
Urząd Ochrony Danych Osobowych w poradniku dla pracodawców (Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców) przedstawił wyraźną opinię: gromadzenie przez pracodawców i rekruterów informacji zamieszczanych przez kandydatów na swój temat w social mediach jest co do zasady niedopuszczalne i dotyczy to również informacji dostępnych publicznie.
UODO wskazał, że takie działanie może negatywnie wpływać na to, jak kandydat zostanie oceniony i może to prowadzić do profilowania go na podstawie tych ogólnodostępnych danych. Trudno powiedzieć, czy UODO/PUODO widzi odstępstwa od tej reguły, bo temat ten nie został rozwinięty ani w poradniku ani w później zajmowanych stanowiskach.
Trochę mniej rygorystyczne podejście prezentuje natomiast ważne dla ochrony danych ciało – Grupa Robocza Art. 29 (Opinia 2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy). Wskazuje ona, że przeglądanie profili kandydatów nie powinno być powszechną praktyką, ale już może być dopuszczalne w przypadku, gdy ze względu na potrzeby zatrudnienia konieczne jest dokonanie przeglądu informacji o kandydacie, które zamieszcza w social mediach – np. żeby ocenić zagrożenia dotyczące kandydatów na dane stanowisko. W takiej sytuacji Grupa Robocza Art. 29 dopuszcza możliwość przeglądania profili na podstawie uzasadnionego interesu administratora. Należałoby więc przeprowadzić wcześniej ważenie interesów pracodawcy i kandydata, a gdyby okazało się to dopuszczalne, wówczas niezbędne stanie się poinformowanie kandydata o przeglądaniu jego profili w social mediach.
Opinia została wydana jeszcze w oparciu o dyrektywę 95/46/WE, ale na gruncie RODO uzasadniony interes administratora również mógłby stanowić podstawę prawną dla tego działania. Ta opinia nie jest źródłem prawa, ale może stanowić punkt odniesienia.
Profil prywatny czy zawodowy?
Grupa Robocza Art. 29 zwraca przy tym uwagę na najważniejszą kwestię – charakter profilu. Pracodawca lub rekruter przed przejrzeniem profilu kandydata powinien ocenić, czy jest to profil prywatny czy też ma charakter zawodowy. Profil prywatny nie powinien być sprawdzany. Samo założenie, że możemy posłużyć się informacjami o kandydacie, bo upublicznił swoje dane jest niewystarczające. W ten sposób pracodawca przekracza granicę prywatności i wkracza w sferę, do której nie powinien mieć dostępu. Jest to problematyczne zwłaszcza wtedy, gdy rekrutacja prowadzona jest przez przedstawicieli pracodawcy, a nie zewnętrznego rekrutera i powzięcie informacji prywatnej na temat kandydata może spowodować ocenianie go przez jej pryzmat już na etapie zatrudnienia.
Można więc przyjąć proste założenie – przeglądanie profili na Linkedin jest dopuszczalne, bo mają one charakter zawodowy. Co w takim razie z profilami na Facebooku, Instagramie, Twitterze, czy TikToku?
Dobrze posłużyć się kryterium opisu – gdy w opisie profilu znajdziemy informacje świadczące o jego zawodowym charakterze (np. fotograf, specjalista HR, PR specialist, social media ninja), to z dużym prawdopodobieństwem ta osoba udostępnia publicznie treści o charakterze zawodowym, niezwiązanym z jej życiem prywatnym. W przypadku prowadzenia fanpage na Facebooku wydaje się oczywiste, że taki profil nie ma charakteru prywatnego i również możliwe jest jego przeglądanie w procesie rekrutacji. Pewną prawidłowością stało się posiadanie w niektórych portalach dwóch odrębnych kont – prywatnego i publicznego. Taką praktykę obserwujemy np. na Instagramie. Utworzone tam konto publiczne może być swoistym portfolio dla niektórych profesji (np. w branży kreatywnej) i pracodawca lub rekruter powinni móc – w duchu poglądu Grupy Roboczej Art. 29 – te treści swobodnie przeglądać.
Czy można sprawdzać światopogląd w social mediach?
W pytaniach od rekruterów słychać często obawy, że brak sprawdzenia kandydata lub kandydatki w social mediach może prowadzić do stworzenia zagrożenia wobec już zatrudnionych pracowników, np. gdy zatrudniamy obcokrajowca, a kandydat na swoim profilu przejawia postawy ksenofobiczne.
To mogłoby być uzasadnieniem dla sprawdzenia aktywności kandydata w social mediach, jednak zbieranie takich informacji może wiązać się z powzięciem wiedzy na temat światopoglądu, który jest szczególną kategorią danych. Przyjrzyjmy się więc temu. Art. 9 ust. 1 RODO zabrania przetwarzania danych osobowych, które ujawniają m.in. pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe – chyba, że znajdziemy szczególną podstawę dla takiego przetwarzania. Podstawą będzie np. wyraźna zgoda kandydata. Zgoda w stosunkach pracy powinna być jednak stosowana wyjątkowo, bo zawsze istnieje ryzyko, że nie będzie dobrowolna, a udzielona pod presją lub przymusem. W przypadku przeglądania profili w social mediach raczej o tej podstawie można zapomnieć.
W katalogu warunków, pod jakimi można przetwarzać np. dane dotyczące światopoglądu, poglądów politycznych lub religii znajdziemy również możliwość ich przetwarzania, jeżeli dane te zostały w sposób oczywisty upublicznione przez osobę, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. e RODO). Możliwe byłoby więc przeglądanie informacji, jakie kandydat na swój temat udostępnia publicznie – posty, zdjęcia, komentarze, także gdy ujawniają one poglądy kandydata. Biorąc pod uwagę przepisy kodeksu pracy czy ustawy antydyskryminacyjnej (ustawa o wdrożeniu niektórych przepisów Unii Europejskiej w zakresie równego traktowania) należy jednak nabrać wątpliwości.
Na podstawie jednej cechy, którą dostrzeżemy możemy bowiem czynić nieprawdziwe założenia. Na przykład ujawnienie informacji, że ktoś wziął udział w wydarzeniu – manifestacji dotyczącej danej kwestii społecznej nie oznacza jeszcze, że jest osobą o określonym światopoglądzie, gdyż natura światopoglądu jest złożona. Może to prowadzić nie tylko do profilowania, ale także do dyskryminacji ze względu na ujawnione poglądy, co jest zakazane. Branie pod uwagę wycinków informacji publikowanych przez kandydata w social mediach naraża rekrutera na podjęcie błędnej decyzji opartej na błędnych założeniach, stereotypach i uprzedzeniach.
Przeglądanie informacji w social mediach może być w niektórych sytuacjach pomocne, ale z uwagi na opinie UODO i Grupy Roboczej Art. 29 oraz przepisy antydyskryminacyjne pracodawca powinien ograniczyć się do weryfikowania tylko portali o charakterze zawodowym. O dopasowaniu do organizacji można wnioskować na etapie rozmowy z kandydatem i to bez wykorzystania informacji prywatnych. Dociekanie w kierunku poznania światopoglądu kandydata jest pierwszym krokiem do budowania błędnych założeń i dyskryminacji. Do zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, np. przed agresją na tle ksenofobicznym są inne środki, w tym wewnętrzne sposoby zgłaszania nieprawidłowości.
Chroń prywatność warstwami
Świadomość kandydatów jest także ważna. Im więcej informacji prywatnych udostępniasz, tym większe ryzyko, że ktoś zrobi z nich użytek na twoją niekorzyść. Być może rekruter nie przyzna się, że przeskanował twój profil na Facebooku i podejmie decyzję niekorzystną dla ciebie. Ujawnianie zbyt wielu informacji o sobie w mediach społecznościowych nieograniczonemu kręgowi osób jest ryzykowne z wielu innych powodów, jak np. to, że ujawnienie publicznie, że jesteś na wakacjach przez najbliższe 2 tygodnie stwarza pewne ryzyko kradzieży.
Żeby zminimalizować ryzyko pojawienia się takich skutków prowadź swoje profile odpowiedzialnie i zadbaj o ustawienia prywatności w taki sposób, żeby nie publikować wszystkich treści publicznie.
Warto też wiedzieć, że pracodawca, już po zawarciu umowy, nie może przymusić pracownika do posiadania profilu w portalu społecznościowym i publikowania w nim określonych treści. Może natomiast określić tego rodzaju wymóg wtedy, gdy pracownik ma zapewnioną także możliwość korzystania ze swojego prywatnego profilu.
Czy można narzucić pracownikowi publikowanie określonych treści? Tak, jest to możliwe, gdy pracownikowi wyznaczono przygotowywanie treści online lub inne zadania związane z marketingiem treści. Narzucanie jest jednak złym bratem zachęcania i nie warto na nim opierać tych działań. Budujemy wtedy nieszczere zaangażowanie, co odbiorcy w lot wyłapią, a i więź z pracownikiem będzie dużo słabsza.
Pracownik nie musi także zaakceptować zaproszenia do znajomości od przełożonego lub współpracowników, chociaż zwykle tak zrobi żeby nie odstawać od innych członków zespołu. Dobrze jednak dbać o swoją prywatność warstwowo i udostępniać różnym grupom osób różne informacje na swój temat lub przyjąć strategię niedzielenia się swoim życiem prywatnym w social mediach.
CYKL POSZUKIWANIE PRACY – TWOJE PRAWO #CV
Autor: Monika Wieczorek Radca Prawny www.wieczorekkilarska.pl/
