Kiedy prowadzę szkolenie z procesu rekrutacji, często pojawia się pytanie: „Dlaczego mam robić wywiad rekrutacyjny, w którym mam jakiś formularz? Przecież umiem zadawać pytania!”. Na ostatnim szkoleniu kwestia ta wywołała dużą dyskusję. Dziś chciałabym Wam o tym opowiedzieć.
Czy rozmowa z kandydatem jest prosta?
Mówi się czasem, że rozmowa jest bardzo prosta. Przecież wystarczy umieć zadawać pytania, a przy okazji dobrze by było umieć słuchać. Ludzie skupiają się na tym, że „Przecież jestem komunikatywna, super dobrałam sobie koleżankę, przyjaciela, męża czy żonę. W związku z tym będę bardzo dobrym rekruterem, umiem zadawać pytania i doskonale wiem, jak to robić”. Niestety, później się okazuje, że nie do końca tak jest.
Większość z nas rzeczywiście umie zadawać pytania. Nie zawsze są one dobre, nie zawsze są efektywne, nie zawsze są prawidłowe i dostosowane do sytuacji. Jednak większość z nas rzeczywiście radzi sobie z umiejętnością zadawania pytań.
Ale czy rzeczywiście jest tak, że w rekrutacji chodzi o to, żeby po prostu usiąść i zadawać pytania? Czy może chodzi o to, żeby rekrutacja była po prostu efektywna? Bo pamiętajcie, mamy 40 minut, czasami 30, żeby podjąć ważną decyzję. Decyzję o tym, czy kandydat przechodzi do następnego etapu rekrutacji, czy zostaje zatrudniony, czy może dziękujemy mu za współpracę.
Różne rodzaje wywiadów
Zacznijmy od tego, że mamy różne rodzaje wywiadów.
Podział wywiadów rekrutacyjnych
Wywiady są dzielone w zależności od funkcji: diagnostyczna, motywacyjna, sytuacyjna i informacyjna.
Wywiady mogą być też dzielone ze względu na formę. Rozróżniamy wywiad swobodny oraz wywiad ustrukturalizowany, o którym dzisiaj napiszę trochę więcej.
W literaturze pojawia się też informacja, że mamy wywiady rekrutacyjne w zależności od ilości osób. Mogą to być wywiady zbiorowe (kiedy jest więcej osób w jednym miejscu), indywidualne, jak również panelowe (gdy dwie osoby rozmawiają z jednym kandydatem).
Parę słów o wywiadach panelowych
Jestem zwolennikiem tego, żebyśmy je często wybierali, ponieważ dążymy wtedy do obiektywności. Wiadomo, że jako ludzie jesteśmy subiektywni – taka jest nasza natura. Dlatego dobre są wszystkie metody, które powodują, że wywiad rekrutacyjny staje się obiektywny. Obiektywny, to znaczy oparty na faktach, a nie tylko naszych założeniach, wrażeniach i opiniach. Kiedy są dwie osoby, wywiad staje się bardziej skuteczny i obiektywny, bo możecie później porozmawiać o kandydacie.
Mam jeszcze jedną informację dla kandydatów: nie bójcie się wywiadów panelowych, bo one są dla Was dobre! Wiem, że to może być sytuacja stresująca, ponieważ jest dodatkowa osoba. Jednak z punktu widzenia oceny Waszych umiejętności czy kompetencji, tak naprawdę jest lepiej, żeby były dwie osoby. Czemu? Bo najprawdopodobniej będą one ze sobą rozmawiać na temat oceny Waszych kompetencji i obiektywizm będzie większy.
Jak i po co spotykać się z kandydatem?
Spotkanie z kandydatem według słownika: Spotkanie z kandydatem nazywamy wywiadem rekrutacyjnym lub rozmową kwalifikacyjną.
Przyjrzyjmy się teraz tym nazwom. Rozmowa według słownika języka polskiego jest to przekazywanie myśli za pomocą słowa. Wywiad to z kolei zebranie informacji.
Zachęcam do tego, żeby połączyć obie funkcje. Czyli nie tylko przeprowadzać wywiad z kandydatem, a więc zadawać mu pytania, ale również poświęcić mu czas i porozmawiać. Również o sobie, bo chodzi o to, żeby się poznać.
Po co jest przeprowadzany wywiad rekrutacyjny?
Celem wywiadu jest preselekcja. Oczywiście wywiad rekrutacyjny ma trzy funkcje. Jest to funkcja motywacyjna, gdzie zbieramy informacje o motywacji kandydata. Jest funkcja informacyjna, gdzie przekazujemy informacje kandydatowi oraz on się dowiaduje od nas, czy ta praca jest dla niego. I trzecia funkcja – diagnostyczna: badamy kwalifikacje, umiejętności, kompetencje oraz cechy osobowości. Słowem: wszystko, co jest potrzebne, żeby sprawdzić, czy dana osoba pasuje do danego stanowiska oraz do kultury organizacyjnej.
Trzeba pamiętać o tym, że to działa w dwie strony. Kandydat ma pełne prawo podjąć decyzję, czy chce pracować z nami, czy chce pracować w naszej firmie, czy jednak wybiera inne przedsiębiorstwo. Tak samo my mamy pełne prawo zdecydować, czy ten kandydat pasuje kompetencyjnie lub kulturowo do naszej organizacji i danego stanowiska.
Są dwa typy wywiadów rekrutacyjnych: swobodny i ustrukturalizowany
Jak już napomykałam, mamy dwa rodzaje wywiadów, na których dzisiaj się skupię: wywiad swobodny i wywiad ustrukturalizowany. Jaka jest między nimi różnica?
Wywiad swobodny – krótka charakterystyka
Jak sama nazwa wskazuje – wywiad swobodny oznacza, że siadamy bez przygotowania z kandydatem i zadajemy takie pytania, jakie nam przychodzą do głowy. Nie mamy żadnej struktury, żadnego pomysłu, tylko po prostu rozmawiamy z kandydatem. Z każdym rozmawiamy inaczej, każdemu kandydatowi zadajemy inne pytania. (Oczywiście miejmy nadzieję, że pytania są zgodne z prawem. Ostatnie moje doświadczenia pokazują, że nadal dużo osób zadaje pytania dyskryminujące – chciałabym poświęcić im trochę czasu w przyszłości).
Swobodna rozmowa – dobra praktyka czy zła?
Wywiad swobodny nie ma właściwie żadnej wartości dodanej. Jest mało efektywny ze względu na to, że nie da się w żaden sposób porównywać odpowiedzi do kryteriów, które mamy wybrane. Na przykład jednego kandydata pytamy o wpływ na innych, a innego kandydata pytamy o komunikatywność czy otwartość na zmiany. Nie jesteśmy w stanie tych dwóch odpowiedzi porównać do kryteriów. Są to odpowiedzi zupełnie od siebie różne, dotyczące zupełnie innych tematów.
Druga wskazywana w literaturze wada jest taka, że bazując tylko i wyłącznie na wywiadzie swobodnym, bazujemy w większości na swoich wrażeniach, na swoich opiniach, a nie mamy tego wywiadu opartego na faktach. Mówi się, że nawet wieloletnie doświadczenie rekrutera nie wpływa na wzrost efektywności takiego wywiadu. Mam takie same doświadczenia w swojej pracy.
W związku z tym, jeżeli liczycie się z moim zdaniem, musicie wiedzieć, że wywiadom swobodnym mówię kategorycznie NIE. Uczę ludzi, żeby tego wywiadu nie praktykowali. Zamiast tego zachęcam do wywiadu ustrukturalizowanego. W moim poczuciu – i nie tylko w moim, bo było wiele badań na ten temat – jest to wywiad znacznie bardziej efektywny.
Efektywny wywiad rekrutacyjny
Ale co to znaczy efektywny? To znaczy taki, który zwiększa szansę na podjęcie dobrej decyzji. Czyli dobrania kandydata, który będzie najbardziej pasował do danego stanowiska czy do danej kultury organizacyjnej. Po prostu dzięki niemu zwiększamy efektywność samego procesu rekrutacyjnego. A jak wiemy, koszt nieudanej rekrutacji jest ogromny. Poza tym nawet nie chodzi o koszty. Kluczowy jest czas, który obecnie w rekrutacji wydaje mi się najważniejszy. Nieudana rekrutacja oznacza poświęcenie znacznie więcej czasu, żeby znaleźć właściwego kandydata.
Co to jest wywiad ustrukturalizowany?
Wywiad ustrukturalizowany to wywiad rekrutacyjny, któremu nadajemy formę. Po pierwsze, przygotowujemy się do tego wywiadu. Po drugie, przygotowujemy tzw. formularz pytań, w którym mamy opracowane pytania, które będziemy zadawać wszystkim kandydatom.
W związku z nadaniem struktury wywiadowi, odpowiedzi kandydatów będą porównywalne do kryteriów, które mamy opracowane. Założenie jest takie, żeby przynajmniej większość tych pytań była zadana wszystkim kandydatom.
W literaturze mamy rozróżnione cztery stopnie ustrukturalizowania. (Huffcut, Artur 1994, Campion 1997, za: Woźniak 2013:216)
Wywiady bardzo ustrukturalizowane
Pierwszy stopień – najwyższy – polega na tym, że wszystkie pytania zadajemy każdemu kandydatowi w zachowanej takiej samej kolejności. W związku z tym mamy bardzo mocny materiał do porównywania. Natomiast mnie się wydaje, że wtedy z wywiadu robimy ankietę. Także nie popadajmy ze skrajności w skrajność: robienie albo wywiadu swobodnego, albo wywiadu stricte ustrukturalizowanego nie jest dobrym wyjściem. Ścisła struktura może powodować, że ucieknie nam element zrozumienia i poznania kandydata.
Drugi stopień polega na tym, że zadajemy wszystkie pytania każdemu kandydatowi, ale mamy możliwość zmieniania ich kolejności. W moim poczuciu efekt jest dokładnie taki sam: to ankieta. Z punktu widzenia rekrutera, jest to mniej nudne, bo nie jesteśmy tak do końca ankieterami, tylko jednak mamy prawo pozmieniać tę kolejność. Natomiast wewnętrznie nadal mam duży opór przed takim prowadzeniem wywiadu rekrutacyjnego.
Wywiad rekrutacyjny semi-ustrukturalizowany – mój faworyt
Trzeci stopień ustrukturalizowania jest moim ulubionym. To tzw. wywiad semi-ustrukturalizowany. Łączymy w nim pytania z formularza oraz dodatkowe pytania pogłębiające. Możemy więc iść trochę za kandydatem, czyli nadawać flow rozmowie. Wywiad semi-ustrukturalizowany jest podejściem partnerskim, dialogiem, rozmową.
Naprawdę uwielbiam ten sposób. Gdy jestem dobrze przygotowana i mam przygotowane pytania behawioralne badające kompetencje kandydata, a przy okazji jestem otwarta na to, żeby podążać za kandydatem i pogłębiać jakieś pytania. W związku z tym semi-ustrukturalizowany wywiad jest mi najbliższy. Mam wrażenie, że spełnia cel, którym jest poznanie kandydata i jednocześnie bycie efektywnym podczas rozmowy.
Ostatni stopień to jest oczywiście wywiad swobodny, podczas którego po prostu przychodzimy i zadajemy pytania. O tym wywiadzie już wcześniej pisałam.
Efektywne pytania selekcyjne
Nadanie struktury rozmowie to nie wszystko. Co z tego, że będziemy mieć ustrukturalizowany sposób zadawania pytań, jeśli same pytania będą nieefektywne?
Możemy przygotować formularze pytań, a w nich zawrzeć standardowe pytania z Internetu oraz pytania kompletnie niemające żadnej efektywności, np. „Jaką piosenką pan by był?” albo „Woli pani kolor czerwony czy zielony?”. Wiadomo, że tak opracowany wywiad rekrutacyjny będzie ustrukturalizowany, ale rzetelności, trafności, a tym bardziej efektywności mieć nie będzie.
W związku z tym ważna jest nie tylko sama forma przygotowania narzędzia selekcyjnego, ale również to, żebyśmy zdawali sobie sprawę, że nie każde pytanie jest efektywne. Musimy umieć określić, które pytanie bada daną kompetencję i dlaczego jedno jest efektywne, a inne nie.
Co jeszcze warto wiedzieć o formularzach?
Zachęcam do tworzenia formularzy rekrutacyjnych. Tu nie o to chodzi, że inaczej kandydat będzie nas postrzegał jako osoby nieprzygotowane, nie chodzi też o to, żeby czytać z kartki. Chodzi o to, abyśmy mieli jakiś dokument, który ułatwi nam pracę. Jesteśmy ludźmi, potrafimy być zmęczeni, nie zawsze jesteśmy w świetnej formie. W razie czego taki formularz pomoże w tym, żebyśmy byli bardziej obiektywni niż subiektywni i nie zadawali głupkowatych pytań.
Druga ważna kwestia, abyśmy pamiętali, żeby pogrupować pytania w formularzu w ramach danej kompetencji. Kiedy zadajemy kilka pytań zamiast jednego sprawdzających kompetencje w danym obszarze, również zwiększamy efektywność samej rozmowy.
Na marginesie: video interview
Pamiętajcie, że rozmowa tak naprawdę jest bodaj najbardziej popularną metodą selekcji. Owszem, wchodzimy już w tak zwane video interview i to będzie ciekawe doświadczenie, ponieważ tutaj nie będzie możliwości zadawania pytań pogłębiających ani nie będzie kontaktu z kandydatem. Video interview to będzie tylko i wyłącznie wywiad ustrukturalizowany, podczas którego na komputerze kandydata pojawi się pytanie, na które będzie musiał nagrać odpowiedź. Koniec. Według badań mimo wszystko powinien to być bardzo efektywny sposób.
Dopiero wchodzę w video rekrutację i nie mogę jeszcze podzielić się z Wami informacją, czy to rzetelna metoda. Na pewno jest to jeden z trendów rekrutacyjnych na 2020 rok. Część firm już wchodzi w video rekrutację, a część za chwilę będzie w nią wchodziła.
To jest również ciekawe doświadczenia dla kandydatów, ponieważ mogą odpowiadać w domowych pieleszach. Mają ciszę, spokój, mogą się skupić i jest to dla nich mniej stresujące. Oczywiście są plusy i minusy video rekrutacji – każdy z etapów selekcji je ma i rozmowa wideo nie wyróżnia się pod tym względem.
Rekrutacja i Selekcja to wizytówka firmy
Podsumowując – błagam Was, róbcie chociaż semi-ustrukturalizowane wywiady.
Pamiętajcie, że jako rekruterzy staramy się badać kompetencje, a nie opinie kandydatów na dany temat i posługujemy się bardziej oceną faktów, a nie wrażeniami. W ramach dobrego wywiadu próbujemy i zebrać informacje, i poznać kandydata, i mieć w miarę obiektywne kryteria oceny.
Życzę Wam skutecznych, adekwatnych rekrutacji i zadowolonych kandydatów, a candidate experience, o którym się tak dużo dzisiaj mówi, był zadbany. Pamiętajcie o tym, że jesteście wizytówką firmy i to od Was zależy, czy kandydat będzie chciał później jeszcze raz aplikować do firmy albo dalej korzystać z jej usług. W związku z traktujmy proces rekrutacji poważnie! Powinniśmy się po pierwsze – go nauczyć, a po drugie – stale zdobywać doświadczenie.
Pozdrawiam Was serdecznie i zapraszam na mój kanał grubyHR Już niedługo kolejne ciekawe tematy! Natomiast jeżeli jest coś, co Was bardzo interesuje, a ja o tym nie powiedziałam – piszcie w komentarzach. Będę starała się odpowiadać bo na pytania lub nagrywać na ten temat filmy i pisać artykuły.
Ściskam grubo,
Ewa
