Dzisiejszy wpis poświęcam procesowi, który według mnie jest w Polsce mało znany albo znany, ale przemilczany. Wydaje mi się, że jest on najkorzystniejszą formą współpracy między klientem a agencją rekrutacyjną, dlatego nie wiem, dlaczego tak mało się o nim mówi i pisze. 

Czym jest RPO?

Przede wszystkim należy zrozumieć, czym różni się recruitment process outsourcing od modelu agencyjnego czyli standardowej współpracy z agencją rekrutacyjną, która ma jeden cel – pozyskać kandydata, którego klient może zatrudnić na określone stanowisko. Podczas współpracy ze standardową agencją, jej zadaniem zazwyczaj jest przygotowanie short listy lub long listy kandydatów do zatrudnienia, a głównym celem takiej agencji jest zysk. Chodzi o to, aby jak najszybciej przygotować short listę kandydatów i przedstawić ją klientowi, żeby mógł on jak najszybciej zatrudnić pracowników. Natomiast współpraca na zasadzie outsourcingu polega na tym, że między klientem a firmą powstaje bardzo mocna relacja. Rekruterzy właściwie stają się członkami firmy klienta – reprezentują te same wartości i zachowania.

Podstawowa różnica między współpracą ze zwykłą agencją a współpracą na zasadzie outsourcingu jest taka, że przy działaniach RPO agencja ma większą motywację do pracy. Zależy jej na tym, aby nie tylko bardzo dobrze rekrutować pracowników, ale również bardzo dobrze reprezentować klienta. Jeżeli klient współpracuje na zasadzie success fee z jakąś firmą, to jej pracownicy nie będą mieli dużej motywacji do pracy. Wiem, że klientom się wydaje, że jeśli powiedzą o współpracy success fee, to wszyscy będą bardziej zmotywowani i o wiele lepiej poprowadzą projekty, ale w rzeczywistości tak nie jest, ponieważ przy tym modelu współpracy klient płaci, dopiero gdy jakaś osoba zostanie zatrudniona. Procentowo jest bardzo mała szansa, że to będzie kandydat z tej agencji. To jest temat na kolejny artykuł, dlatego śledź moją stronę uważnie.

Współpraca na zasadach outsourcingu procesów rekrutacyjnych polega na tym, że firma bierze na siebie odpowiedzialność za przeprowadzenie całego procesu, począwszy od jego zaprojektowania, przez przygotowanie wszystkich niezbędnych materiałów, jak ogłoszenia czy narzędzia rekrutacyjne (np. formularze rozmów), kończąc na przekazywaniu wszelkich sugestii i wsparciu swojego klienta podczas całego procesu a czasami na podpisywaniu umów z kandydatami czy procesem onboardingu.

RPO polega na tym, że klient oddaje cały proces rekrutacji jednemu, dedykowanemu rekruterowi lub całemu zespołowi danej firmy. Zespół może pracować na zewnątrz, czyli w swojej siedzibie lub w ogóle online, a może też, jeżeli jest taka potrzeba, pracować bezpośrednio u klienta, czyli in-house.

W ramach współpracy RPO firma, której przekazujemy nasz proces, zajmuje się całą strategią rekrutacyjną, przeprowadza cały proces, a dodatkowo bierze odpowiedzialność za jego efekt.

Rodzaje RPO

Przedsiębiorca może zlecać przeprowadzenie procesów rekrutacyjnych na kilka sposobów.

Kompleksowe RPO.

Przede wszystkim może przekazywać cały proces. Oznacza to, że zewnętrzna firma rekrutacyjna w sposób kompleksowy przeprowadza rekrutację – zajmuje się nią od samego początku do samego końca, czyli tzw. end to end. Agencja w ramach współpracy koordynuje również przygotowanie, publikację i obsługę ogłoszeń oraz współpracuje z innymi podmiotami. W takim formie, może też występować format zatrudniania pracowników oraz wprowadzenia ich do firmy.

Selektywne RPO

Drugim sposobem jest tzw. selektywne RPO, czyli zlecamy tylko jakąś część procesu, który w naszej firmie obecnie wymaga dodatkowego działania. W takiej sytuacji możemy się zastanowić, czy potrzebujemy pomocy przy prowadzeniu rozmów rekrutacyjnych, czy podczas selekcji, czy może w poszukiwaniu nowych źródeł dotarcia do kandydatów.

Recruiter od demand

Możemy również mieć tzw. recruiter on demand czyli rekrutera na żądanie. Gdy w firmie pojawią się piki rekrutacyjne albo wiemy o tym, że zbliża się sezon, podczas którego będziemy potrzebować dodatkowych zasobów ludzkich, możemy wynająć taką osobę, która będzie pracowała stacjonarnie w naszej firmie lub zdalnie dla naszej firmy z zastrzeżeniem wyłączności (będzie realizowała tylko takie projekty).

Proces rekrutacyjny możemy od samego początku podzielić na pojedyncze zadania, a następnie je zlecać poszczególnym osobom. Jednak myślę, że w większości sytuacji będziemy outsourcingować procesy, jeśli ma to większy sens, czyli gdy rzeczywiście potrzebujemy zwiększyć zasoby lub mamy tzw. stanowiska rotacyjne. W tych przypadkach ścisła współpraca z agencją lub poszczególnymi rekruterami tej agencji jest bardzo, bardzo ważna.

Możemy skorzystać z różnych modeli RPO. Zanim jednak zdecydujemy się na jeden, warto się zastanowić, jakie konkretnie mamy potrzeby i który z powyższych modeli możemy zastosować do realizacji naszych potrzeb.

Dlaczego warto korzystać z RPO?

Firmy działające na zasadzie RPO na samym początku robią audyt procesu, który wcześniej funkcjonował w przedsiębiorstwie. Sprawdzają, które elementy można zmienić i sprawić, aby były bardziej efektywne lub na jakich etapach procesu są luki, które trzeba wypełnić (może się okazać, że trzeba np. przeszkolić kadrę menedżerską z procesów rekrutacyjnych). Taki początek współpracy umożliwia zaprojektowanie całego procesu tak, aby był on jak najbardziej efektywny.

Współpraca RPO, czyli przekazanie procesów rekrutacyjnych, pozwala zbudować bardzo dobrą relację między agencją a klientem. W związku z tym ma on poczucie, że oddaje procesy swojej firmy w ręce agencji, która doskonale zna swoich rekruterów i wie o tym, że są ekspertami w swojej dziedzinie.

Korzystanie z usług outsourcingowych powoduje, że dana firma jest wizytówką swojego klienta – występuje w jego imieniu, dlatego doskonale musi znać i reprezentować wizję, strategię i wartości, którymi kieruje się klient. Dodatkowo musi odpowiednio dbać o employer branding i candidate experience.

Należy pamiętać, że w sytuacji, gdy nasza firma się rozwija, rozbudowujemy dany departament czy wizję lub zaczynamy dopiero wchodzić na polski rynek, przekazanie procesu rekrutacyjnego w całości do jednej agencji jest bardzo dużą oszczędnością czasu.

RPO jest najbardziej efektywne, gdy mamy procesy wysoko wolumenowe, czyli mamy albo tzw. rekrutacje masowe, albo ciągłość konkretnych rekrutacji. Taka sytuacja może się zdarzyć, gdy w swojej firmie mamy zespoły wysoko rotacyjne i potrzebujemy w ciągu miesiąca przeprowadzić kilka rekrutacji na te same stanowiska, np. 4-5 rekrutacji w miesiącu na stanowisko przedstawiciela handlowego. W takiej sytuacji o wiele lepiej współpracować z agencją na zasadzie całościowego outsourcingu procesu niż na zlecanie pojedynczych projektów agencji.

Działając w ramach RPO, klient może przekazać do obsługi nie tylko proces rekrutacyjny i kontakt z kandydatami, ale również całą obsługę związaną z przygotowaniem, publikowaniem i zarządzaniem ogłoszeniami rekrutacyjnymi. Jeżeli współpracujemy z firmą, która obsługuje pracuj.pl czy inne job boardowe firmy, to możemy oddać im również ten proces. W takiej sytuacji agencja doradztwa personalnego w imieniu klienta obsługuje wszystkie zadania związane z obsługą i umieszczaniem ogłoszeń.

Dodatkowo z racji tego, że firma działa na rzecz klienta, jest zobowiązana do tego, żeby dbać o kandydata, jego doświadczenia i być stale z nim w kontakcie. A to jest bardzo, bardzo ważne pod kątem klienta.

Trzeba wziąć również pod uwagę, że ze względu na bardzo ścisłą współpracę, firmy działające na zasadzie RPO są bardziej elastyczne i dostosowują się do zmian, które zachodzą u klienta. Jeżeli potrzeba zrekrutować w danym miesiącu większą ilość kandydatów, to agencja to zrobi. Jeżeli potrzebna jest mniejsza ilość, to jak najbardziej też się dostosuje. Dotyczy to nie tylko elastyczności pod względem wolumenowym, ale również pod względem zmian strategicznych, procesowych, marketingu rekrutacyjnego czy źródeł poszukiwania kandydatów. Outsourcing procesów rekrutacyjnych powoduje, że firmy szukają pracowników w różnych miejscach, czyli to nie jest tylko poszukiwanie na zasadzie sourcingu, ale może też występować headhunting, czyli poszukiwanie bezpośrednie czy direct search. Pracownicy agencji mogą korzystać z bardzo wielu różnych metod rekrutacyjnych w jednym procesie, aby efekt, którego oczekuje klient (nie tylko pod względem wolumenowym, ale też pod względem jakościowym) był zachowany.

Czy warto korzystać z outsourcingu procesów rekrutacyjnych? 

Warto. Moim zdaniem klienci powinni przestać myśleć, że w celu znalezienia dobrego pracownika należy zacząć współpracę z 50 agencjami i rozliczać się na zasadzie success fee. Nie. Na samym końcu procesu jest człowiek, a człowiek podobno (tak twierdzi większość ekspertów od HR-u) jest wartością największą dla firmy i to od niego zależy, czy firma będzie się rozwijać, czy nie.

Jeżeli tak faktycznie jest, to warto wykorzystywać takie procesy, które są efektywne, dają bezpieczeństwo i bardzo dużą oszczędność klientowi oraz niosą za sobą więcej korzyści niż strat. Natomiast dla agencji taka współpraca daje poczucie komfortu i stabilności, ponieważ długotrwała współpraca z klientem, daje poczucie satysfakcji, że się robi wszystko zgodnie ze sztuką rekrutacji i selekcji. Na samym końcu procesu realizowanego w ramach RPO zyskuje kandydat, ponieważ nie dość, że ma bardzo dobrą i wysoką jakość usług, to rekruter dodatkowo dba o przekazywanie informacji zwrotnej i ogólny wzajemny kontakt.

Patrzą na trójkąt między klientem, kandydatem a agencją, wydaje mi się, że outsourcing procesów rekrutacyjnych jest najbardziej efektywnym i satysfakcjonującym procesem dla każdej strony.

Ściskam Grubo,

Ewa