Dlaczego menedżerowie uważają, że proces doboru kadr nie należy do ich obowiązków? To jest pytanie, które zadaję sobie bardzo często. Mam poczucie, że proces doboru pracowników do własnego zespołu jest uważany przez menedżerów za należący do działu HR. Uważają oni, że to dział HR powinien przygotować cały proces, zrekrutować pracownika, zaofertować, wręcz zatrudnić pracowników i to dzięki niemu nowa osoba przyjdzie do pracy. A kto weźmie odpowiedzialność za zatrudnionego pracownika?
Co powinien wiedzieć i umieć menedżer w procesie selekcji?
Skoro mówi się o tym, że pracownicy są najważniejszym zasobem, ludzie tworzą firmę i to ich praca skutkuje sukcesem lub klęską firmy, to dlaczego niektórzy menedżerowie uważają, że ten proces nie jest dla nich na tyle ważny, żeby się podszkolić w tym zakresie?
Menedżer, który potrzebuje nowego pracownika do swojego zespołu, powinien być odpowiedzialny za zatrudnienie nowego członka swojego zespołu. Powinien dobrze przygotować opis stanowiska, wiedzieć dokładnie kogo poszukuje oraz osoby z jakimi kompetencjami, kwalifikacjami, wiedzą lub doświadczeniem szuka. Ważne, aby wiedział, od kiedy dany pracownik powinien zostać zatrudniony i zaplanować sobie czas na spotkania z kandydatami.
Oczywiście dział HR jest działem, który ma za zadanie wspierać menedżera. Natomiast to on potrzebuje nowego pracownika i wie najlepiej, jakiego pracownika poszukuje. Wbrew pozorom – przygotowanie bardzo dobrego opisu stanowiska nie jest najprostsze, ale dzięki rzetelnemu przygotowaniu profilu poszukiwanej osoby, zwiększamy szanse znalezienia odpowiedniego kandydata na poszukiwane stanowisko. Na podstawie takiego opisu opiera się cały proces selekcji i rekrutacji, począwszy od ogłoszenia, skończywszy na podjęciu decyzji o zatrudnieniu.
Moim zdaniem, dobry menedżer powinien wiedzieć, jakie pytania zadawać, jakie pytania są efektywne oraz jak wygląda proces rekrutacyjny z punktu widzenia prawa. Powinien się orientować, co to jest kompetencja i jak ją badać. Powinien też wiedzieć, jak sprawdzać motywację pracownika oraz jak sprawdzić, czy osoba pasuje do zespołu. Dział HR pomoże w każdym z tych aspektów. Mam jednak wrażanie, że czasami dział HR czy agencja rekrutacyjna musi „błagać” menedżerów, żeby znaleźli czas na spotkanie z kandydatem, który w przyszłości ma być pracownikiem w ich zespole. A przecież to menedżer będzie pracował z tą osobą, będzie ją rozwijał i rozliczał z postępów pracy, a nie dział HR. Dlatego kluczowe jest, aby menedżer partycypował w całym procesie rekrutacji i selekcji.
Rekrutacja i selekcja są kluczowe dla rozwoju firmy
Jeżeli mówimy o tym, że sukces całego przedsiębiorstwa, sukces poszczególnych menedżerów zależy od zespołu, od ludzi, których zatrudnia, to ten proces powinien być traktowany bardzo poważnie. Tymczasem mam przekonanie, że z punktu widzenia firmy jest on traktowany po macoszemu. Trochę na zasadzie „jak się uda, to się uda” lub „może będziemy mieć szczęście i zatrudnimy dobrą osobę”. Pracodawcy i firmy doradztwa personalnego nie zawsze mają czas, aby przeszkolić swoich pracowników. Część z nas na pewno może podać przykłady mało profesjonalnego zachowania – czy to na rozmowie, czy w trakcie procesu.
Firmy rzadko uczą swoich pracowników procesów rekrutacji i selekcji czy prawa pracy w tym obszarze. Widać to już na etapie ogłoszeń, gdzie możemy znaleźć nie tylko elementy dyskryminacyjne, ale także sztampowe hasła niedostosowane do grupy docelowej. Na rozmowie natomiast pojawiają się pytanie niezgodne z prawem oraz nieprzybliżające do podjęcia decyzji. Często są wykorzystywane pytania, które krążą w Internecie, a które są polecane – tak naprawdę nie wiadomo dlaczego?
Bardzo bym chciała, żeby to zostało zmienione i żeby firmy i ich pracownicy zrozumieli, że proces rekrutacji jest kluczowy. Co to znaczy? Że ważne jest kogo i w jaki sposób zatrudnimy oraz czy zrobimy to zgodnie z prawem, czy zrobimy to zgodnie z candidate experience, tak aby kandydat miał dobre wspomnienia z całego procesu rekrutacji.
Skala problemu jest bardzo duża
Moje doświadczenie jest takie, że menedżerowie potrafią zadawać bardzo dziwne pytania – na przykład o stan cywilny. Czy kobiety planują dzieci? Czy poradzą sobie z połączeniem życia rodzinnego z zawodowym? Menedżer pyta o stan cywilny i dopytuje kandydata, czy ma kredyt. Według niego osoba, która ma kredyt i rodzinę, dłużej zostanie w firmie. Jest to pytanie niezgodne z prawem i dyskryminujące – to jest jedna rzecz, a druga… Czasami menedżerowie potrafią zadać takie pytanie, że nie wiadomo, do czego je przyporządkować. Im się wydaje, że pytanie jest ważne, natomiast z perspektywy sztuki prowadzenia rozmów, takie pytanie jest nieefektywne. Ostatnio byłam z klientem na rozmowie, podczas której głównym celem klienta było „zestresowanie kandydata”. Sposób prowadzenia rozmowy był asymetryczny i wskazujący na relację: „To ja, Pan pracodawca. A to ty, Kandydat!”. Takie rozmowy były prowadzone 20 lat temu, ale w dzisiejszych czasach naprawdę wiele już się nauczyliśmy w sztuce selekcji i rekrutacji. Zachęcam firmy do szkolenia z procesów rekrutacji oraz z prawa pracy. Uświadamiają one pracownikom, że nie zawsze to, co jest napisane w Internecie, jest godne naśladownictwa i nauki.
Bardzo podobnie jest w procesie Assessment Center, w którym menedżerowie nie są przygotowywani do procesu oceniania, nie wiedzą o błędach poznawczych, nie znają prawa pracy, nie potrafią mówić językiem kompetencji i posługują się swoimi opiniami oraz wrażeniami, a nie odnoszą się do kryteriów. Dlatego mam wrażenie, że jest to element, nad którym musimy wszyscy popracować.
Co powinny zrobić działy HR?
Moim zdaniem przyjęta strategia rekrutacji powinna być bardzo ważna dla firm. W dobrze zarządzanej firmie cały proces jest rozpisany: są polityki, procedury i zasady, które są ważne z punktu widzenia kultury organizacyjnej firmy, są zgodne z prawem i efektywne. Pracownicy są przeszkoleni, wiedzą co należy do ich obowiązków i w jakim zakresie, podczas procesu selekcji i rekrutacji, będą współpracować z działem HR. Dlatego ważne jest, aby dział HR na stałe wprowadził do swoich działań szkolenie z rekrutacji i selekcji, z zasad oceniania oraz z prawa pracy. Powinien przygotować materiały, które będą miały za zadanie przypominać pracownikom o ważnych kwestiach związanych z tym procesem. Dodatkowo zachęcam, aby przygotować narzędzia selekcyjne, takie jak formularze rekrutacji, które zwiększą efektywność samego wywiadu i przybliżą do bardziej racjonalnej decyzji – opartej na faktach, a nie na wrażeniach.
Zachęcam wszystkie osoby pracujące w dziale HR do zdiagnozowania, jak to wygląda w waszej firmie. Czy u was to jest element, który wymaga poprawy i doszkolenia kadry? Wystarczy zrobić kilka drobnych szkoleń, mówiących o tym, jakie pytania zadawać, w jaki sposób badać kompetencje kandydatów oraz co jest możliwe i zgodne z prawem podczas rozmowy rekrutacyjnej. Dołączając elementy candidate experience, menedżerowie będą mogli się nauczyć konkretnych zachowań.
Warto pamiętać, że rekrutacja to nie jest chleb powszedni menedżera. Są menedżerowie, którzy rekrutują raz na rok, w związku z tym to do nas – jako do działu HR – należy to, żeby byli na bieżąco. Powinniśmy na przykład przekazywać im, co się zmieniło w prawie. Jeżeli menedżer ma przeprowadzić rekrutację albo jako asesor bierze udział w procesie Assessment Center, to rzeczywiście powinien być do tego przygotowany i przeszkolony.
Uważam, że jeżeli mówimy, że ludzie są ważni i że firma to ludzie, to powinniśmy zwracać uwagę, jakie osoby zatrudniamy, w jaki sposób to robimy oraz czy robimy to dobrze i efektywnie.
Ściskam grubo,
Ewa
