Znikanie kandydatów, czyli omówiony w poprzednim artykule ghosting to bardzo powszechne zjawisko w procesie rekrutacji. Na szczęście można je w dużym stopniu zminimalizować. W tym artykule przedstawię dobre praktyki rekruterów i pracodawców, które pomogą zatrzymać kandydatów przy sobie.
Przede wszystkim, bardzo ważne jest, żeby pracodawca – o ile ma taką możliwość – przeanalizował powody znikania kandydatów. Należy zwrócić uwagę, dlaczego kandydaci rezygnują z rozmowy telefonicznej, dlaczego nie przychodzą na spotkanie, dlaczego nie przyjmują oferty – czyli skupić się na każdym etapie rekrutacji. Pozwoli to wskazać słabe strony procesu i je naprawić. Analityka HR w obecnych czasach jest bardzo ważna – to dzięki niej podejmujemy rzeczowe decyzje oparte o konkretne informacje.
Przeanalizuj punkty styku
Bardzo istotne jest uświadomienie sobie, które punkty styku naszego procesu rekrutacji powodują ogromną frustrację kandydata. Czy prowadzimy proces zbyt długo? Czy prowadzimy zbyt długie rozmowy? A może kandydat zbyt długo czeka na feedback? Czyli my – jako pracodawcy czy rekruterzy – musimy przeanalizować, które punkty w procesie rekrutacji najbardziej wkurzają kandydata i zacząć je modyfikować.
Prześledźmy je teraz wspólnie.
1. Skróć proces rekrutacji i selekcji
Jeżeli pracodawca nie ma możliwości prześledzenia i przeanalizowania procesu rekrutacji, to warto w pierwszej kolejności skupić się na szybkości ich przeprowadzenia. Wiadomo, że im szybciej wyselekcjonujemy kandydata i zaoferujemy mu pracę, tym bardziej prześcigniemy konkurencję. Wzrośnie szansa, że najbardziej odpowiedni kandydat przyjmie naszą ofertę.
Trzeba zwrócić uwagę, że obecnie kandydaci nie mają ochoty weryfikować wszystkich ofert naraz. Kiedy przyjmują ofertę pracy, to ją przyjmują i nie są już zainteresowani rozmowami z innymi pracodawcami. Dlatego tym bardziej trzeba nastawić się na szybkość.
2. Postaw na transparentność procesu rekrutacji
Ważne by proces rekrutacji był – w miarę możliwości – transparentny. Nie jesteśmy jeszcze do tego przyzwyczajeni, ale dostaję informacje, że kandydaci oczekują uprzedzania ich, ile będzie trwał proces rekrutacji. Czyli warto dawać jasną informację kandydatowi, ile potrwa dana rekrutacja i kiedy może się spodziewać odpowiedzi.
Transparentność rekrutacji to także napisanie w ogłoszeniu lub w e-mailu z podziękowaniem za złożenie aplikacji, jak będą wyglądały kolejne etapy procesu.
Wydaje mi się, że transparentność procesu rekrutacji sprawi, że kandydat nie będzie czuł się oszukany. Będzie też w stanie – jeżeli proces z jakiegoś powodu trwa zbyt długo – powiedzieć, że dziękuje, bo jednak ma inną ofertę pracy. Będzie mu też łatwiej czekać na kolejny etap. Można również powiadomić go o kolejnych krokach telefonicznie. Jednak najlepiej byłoby, gdyby jak największa liczba kandydatów była o wszystkim poinformowana.
3. Spotkanie rekrutacyjne online
Warto zastanowić się, czy na pewno spotkanie face to face jest konieczne. Wiadomo, że na spotkanie osobiste kandydat musi dojechać do pracodawcy. Jeżeli jednak kandydat pracuje, to będzie się spotykał po godzinach pracy albo nie dojedzie na spotkanie. Tymczasem zawsze można się z nim spotkać zdalnie, wykorzystując nowoczesne narzędzia typu Skype. Rozmowa online sprawi, że kandydat nie będzie musiał dojeżdżać do pracodawcy, a rekrutacja zostanie przeprowadzona szybciej.
4. Zacznij od końca
Dobrą praktyką jest, aby na początku spotkania opowiedzieć kandydatowi o stanowisku pracy. Uzgodnienie, czy ten rodzaj pracy i rodzaj wynagrodzenia są dla kandydata odpowiednie, pozwoli znacząco skrócić rozmowę.
Jeżeli oczekiwania się rozmijają – można podziękować sobie za wspólnie spędzony czas i obiecać, że jeżeli będziemy w stanie sprostać oczekiwaniom kandydata, to po prostu do niego się odezwiemy. Czyli całą rozmowę możemy skrócić z godzinnej do dziesięciominutowej. Dzięki temu okażemy szacunek do czasu kandydata i własnego, a on sam nie będzie miał negatywnych doświadczeń związanych z nami i naszą firmą. Najlepiej to robić podczas rozmowy telefonicznej, aby rozmowa rekrutacyjna była już tylko z kandydatami, z którymi mamy potwierdzone, że obie strony nadal chcą kontynuować proces.
5. Spersonalizuj spotkanie rekrutacyjne
Bardzo ważne jest, żeby personalizować spotkania z kandydatami. Osoby odpowiedzialne za rekrutację powinny być bardzo dobrze przygotowane do rozmowy, powinny zawsze pamiętać o tzw. savoir-vivre. Chodzi o przedstawienie się, powiedzenie, czym się zajmuje rekruter, czym się zajmuje menedżer oraz kogo szuka i na co zwraca uwagę. Jeżeli na spotkaniu jest szef, a nie tylko rekruter, to warto, aby on przedstawił ofertę pracy. Dzięki temu przedstawienie oferty jest pełniejsze i bardziej konkretne.
6. Zmniejsz stres kandydata na rozmowie kwalifikacyjnej
Elementem, który powoduje dużą frustrację kandydatów, jest stres towarzyszący rozmowie rekrutacyjnej. Wszystkie negatywne doświadczenia, jakie kandydat będzie miał związane z tą rozmową, mogą spowodować, że następnym razem nie będzie chciał aplikować lub nie będzie chciał przyjść na kolejną rozmowę.
Ważne, żeby rekruter odrobił pracę domową i wiedział, że rozmowa kwalifikacyjna to nie spieranie się, kto jest lepszy i mądrzejszy. To powinien być dialog dwojga lub więcej partnerów skoncentrowany na poznaniu tej drugiej osoby.
7. Pozwól kandydatowi poznać przyszłe miejsce pracy
W rozmowie rekrutacyjnej bardziej chodzi o to, żeby poznać kandydata, ale też, aby dać kandydatowi szansę poznania firmy. Kandydat powinien móc zobaczyć czy to jest miejsce dla niego. To ważne, ponieważ bardzo dużo czasu spędzamy w miejscu pracy. Kandydat powinien poznać kulturę organizacyjną firmy, wymagania przełożonego i oferowane benefity – wszystko to, co jest dla niego ważne. Dlatego rekruterzy muszą uszanować, że kandydat musi mieć swój własny czas na to, żeby zadać pytania i muszą być na nie otwarci.
8. Spersonalizuj komunikację z kandydatami
Jeżeli nam się to uda, warto spersonalizować komunikację z kandydatami, żeby jak najmniej przypominała spam. Kandydat powinien dobrze wiedzieć, z kim i kiedy się spotyka. Koniecznie trzeba podać kandydatowi nazwisko osoby, z którą rozmawia. Najlepiej jest podawać także numer telefonu do rozmówcy, żeby kandydat w razie czego mógł uprzedzić, że się spóźni albo odwołać spotkanie.
Kandydat ma pełne prawo nas prześwietlić, zobaczyć kim jesteśmy, znaleźć nas w mediach społecznościowych i lepiej przygotować się do rozmowy. Nie może być też sytuacji, w której kandydat pójdzie na spotkanie z przekonaniem, że będzie rozmawiał z jedną osobą, a nagle na spotkaniu jest pięć osób i on nie ma pojęcia, kim one są. Informowanie kandydatów, z kim będą rozmawiali na spotkaniu, bardzo zmniejsza ich stres przed rozmową i w jej trakcie, a co za tym idzie – buduje pozytywne doświadczenia związane z firmą.
9. Bądź w kontakcie ze swoimi kandydatami
Kolejna rzecz, na którą warto zwrócić uwagę, to bycie cały czas w kontakcie z kandydatami. Tu pojawia się trudne pytanie: czy ze wszystkimi, czy tylko z najlepszymi? Moim zdaniem to zależy. Jeżeli firma nie ma zasobów ludzkich czy technologicznych, to nie możemy od niej oczekiwać, żeby z dnia na dzień zaczęła się kontaktować ze wszystkimi kandydatami.
Najlepiej byłoby, gdyby wszyscy kandydaci byli na bieżąco informowani o każdym etapie procesu i żeby proces był możliwie transparentny dla wszystkich.
Trzeba sobie zdawać sprawę, że rekrutacja to nie jest zero-jedynkowy proces, tylko po obu stronach są ludzie, którym zależy na informacji. Właśnie dlatego – jeżeli mamy taką możliwość – warto powiadomić kandydata, że coś się przedłużyło, decyzja nie została jeszcze podjęta i jaki jest tego powód. Takie rzeczy przecież się zdarzają.
10. Dostępność rekrutera/pracodawcy dla kandydata
Ważne jest, żeby dać kandydatowi szansę, aby mógł zapytać się na jakim etapie jest jego kandydatura. Jeżeli wysyłamy e-maila z podziękowaniem za aplikację, warto napisać, że kandydat może zadać pytania za pomocą e-maila, czata, czat bota czy Facebooka. Dobrze jest po prostu wymienić wszystkie narzędzia, które możemy udostępnić do zadawania pytań przez kandydata.
Dobrze byłoby, żeby pracodawca uzgodnił ze wszystkimi osobami biorącymi udział w rekrutacji maksymalny czas na odpowiedź na zadane pytanie. Dobrą praktyką jest odpowiadanie w ciągu doby. Pewnie każdy z nas ma takie doświadczenia z obsługi klienta, że jeżeli nie dostaniemy informacji w ciągu dwudziestu czterech godzin, zaczynamy się frustrować. Dokładnie ta sama sytuacja obowiązuje w trakcie procesu rekrutacyjnego. Kandydat będzie dosyć mocno sfrustrowany, jeżeli nie dostanie szybkiej odpowiedzi na swoje pytania.
11. Sprawdzaj, czy kandydaci otrzymali Twoją wiadomość
Skoro mowa o wiadomościach, warto zorientować się, w jaki sposób możemy uzyskać informację, że kandydat odebrał e-maila. W procesach rekrutacyjnych zdarza się, że kandydaci mówią: „Ja nie wiedziałem. Ja nie odczytałem”. Dlatego warto skorzystać z funkcji potwierdzenia odbioru e-maila lub w inny sposób uzyskać feedback od kandydata.
12. Uprzedź kandydata, czego może się spodziewać na rozmowie
Warto podać szczegóły dotyczące rozmowy kwalifikacyjnej. Uprzedzić, ile czasu potrwa i co będzie jej elementem: czy będą jakieś testy, case study, rozmowa w języku angielskim lub assessment center. Należy dać kandydatowi jak najwięcej informacji, żeby mógł się przygotować i poczuć się pewniejszy. To znowu wiąże się z eliminowaniem stresu kandydata, a więc jest bardzo ważne.
Warto wdrażać te wszystkie zmiany czy nie?
Zastosowanie tych wskazówek może wydać się angażujące i niekiedy czasochłonne. Pomyśl jednak, ile czasu, energii i nerwów tracisz w każdym procesie, gdy rekrutujesz kandydatów, którzy wyparowują bez słowa? Ghosting jest – jak pisałam w poprzednim artykule – bardzo trudnym oraz kosztownym zjawiskiem. Dlatego na pewno warto niwelować go w swoich procesach rekrutacyjnych.
Jeśli chcesz poznać jeszcze więcej tipów na to, jak zatrzymać kandydata przy sobie – zaczekaj do następnej części!
A jakie WY stosujecie metody, aby zmniejszyć efekt ghostingu? Podzielcie się dobrymi praktykami w komentarzach pod artykułem, a także w social media.
Ściskam grubo,
Ewa
